Mensen & Middelen

Processen bestaan niet alleen uit stappen, systemen en regels. Ze draaien vooral om mensen. Medewerkers geven betekenis aan een proces: zij voeren het uit, lossen problemen op en zien als eerste waar het beter kan. Daarom vormt de menselijke factor het hart van procesmatig werken.

Wanneer u mensen centraal zet, groeit het begrip voor het proces en neemt de kwaliteit van het werk vanzelf toe. Medewerkers die weten waarom iets op een bepaalde manier gebeurt, werken met meer motivatie en verantwoordelijkheid.

Een proces dat goed functioneert, is afgestemd op de manier waarop mensen werken. Dat betekent:

• duidelijke rollen en verantwoordelijkheden, zodat iedereen weet wat zijn bijdrage is;
• ruimte voor eigen initiatief, want medewerkers kennen het werk het beste;
• open communicatie, waarin ideeën en feedback serieus worden genomen.

Door medewerkers actief te betrekken bij het ontwerpen en verbeteren van processen, wordt procesmatig werken iets van iedereen en niet alleen van een procesadviseur of manager.

Het resultaat? Meer betrokkenheid, minder fouten en een organisatie die wendbaar blijft.

Wilt u mensen centraal zetten in uw eigen organisatie?

Let dan op drie basisprincipes:

1. Begin met luisteren. Vraag medewerkers wat goed gaat en wat beter kan.
2. Maak zichtbaar wat hun bijdrage oplevert. Toon resultaten van verbeteringen.
3. Geef vertrouwen. Laat teams zelf oplossingen bedenken binnen duidelijke kaders.

Kleine stappen maken vaak het grootste verschil. Een team dat zich gehoord voelt, neemt vanzelf eigenaarschap over het proces.

Bij een ziekenhuis werd het opnameproces opnieuw ingericht. In plaats van alleen vanuit managementperspectief te denken, werden verpleegkundigen, baliemedewerkers en artsen betrokken bij de ontwerpfase.

Zij gaven aan waar knelpunten zaten en welke stappen beter op elkaar konden aansluiten. Dankzij hun inbreng werd het proces korter, overzichtelijker en beter afgestemd op de werkvloer.

Het gevolg: minder administratieve fouten, kortere wachttijden en tevreden medewerkers die het nieuwe proces écht omarmden.

• Hoeveel ruimte krijgen medewerkers binnen uw organisatie om processen te verbeteren of aan te passen?
• En wat zou er veranderen als u hen daar meer invloed op geeft?