In organisaties duiken er tal van verschillende terminologieën op die verband houden met het werken met processen: procesmatig werken, procesgericht werken, procesmanagement en projectmatig werken. Hoewel deze termen soms op elkaar lijken, hebben ze elk een unieke betekenis. In de praktijk worden ze vaak door elkaar gebruikt, wat kan leiden tot verwarring. Een duidelijk begrip van deze terminologieën stelt je in staat bewuster te kiezen hoe je de organisatie van het werken met processen aanpakt en waar je je focus legt.

Definitie

Procesmatig werken houdt in dat taken en werkzaamheden worden uitgevoerd volgens vooraf bepaalde stappen en afspraken. Dit betreft herhaalbare en voorspelbare processen die telkens op dezelfde wijze worden uitgevoerd.

Kenmerken

• Er zijn heldere stappen die continu worden gevolgd.
• Er wordt gewerkt op basis van afspraken, formats of checklists.
• Het werk is voorspelbaar en uitstekend te plannen.

Voorbeeld

Het registreren van een nieuwe klant in een systeem: elke medewerker doorloopt dezelfde procedure, zodat de ingevoerde gegevens altijd compleet en juist zijn.

Definitie

Procesgericht werken gaat een stap verder. Het is een manier van denken waarbij je niet alleen naar losse taken kijkt, maar naar het hele proces en vooral naar de klant of gebruiker die uiteindelijk het resultaat ontvangt.

Kenmerken

• Focus ligt op de klantwaarde: wat heeft de klant nodig?
• Samenwerking tussen afdelingen is belangrijk, omdat een proces vaak door meerdere teams loopt.
• Er wordt gestuurd op het geheel, niet alleen op losse taken.

Voorbeeld

Een gemeente die een vergunningproces bekijkt vanuit de inwoner: hoe makkelijk kan iemand een vergunning aanvragen en hoe snel krijgt diegene antwoord? Alle stappen worden op elkaar afgestemd om de klant beter te helpen.

Definitie

Procesmanagement is de manier waarop processen worden ingericht, beheerd en continu verbeterd. Het is dus niet alleen werken volgens een proces, maar ook nadenken over hoe processen beter kunnen functioneren.

Kenmerken

• Processen worden in kaart gebracht en gedocumenteerd.
• Er zijn duidelijke rollen, zoals een proceseigenaar die verantwoordelijk is.
• Prestaties van processen worden gemeten en verbeterd.
• Er wordt gestuurd op kwaliteit, efficiëntie en klanttevredenheid.

Voorbeeld

In een ziekenhuis wordt procesmanagement toegepast om het opnameproces te verbeteren. Er worden wachttijden gemeten, knelpunten besproken en verbeteringen ingevoerd zodat patiënten sneller geholpen worden.

Definitie

Projectmatig werken verschilt van procesmatig werken. Een project is altijd tijdelijk, met een duidelijk begin en einde, en heeft als doel een eenmalig resultaat.

Kenmerken

• Tijdelijk en uniek: een project stopt zodra het resultaat is behaald.
• Er is een projectteam dat specifiek hiervoor is samengesteld.
• Het resultaat is nieuw of verandert iets wezenlijks in de organisatie.

Voorbeeld

Het invoeren van een nieuw softwaresysteem. Dit gebeurt eenmalig, wordt projectmatig georganiseerd en heeft een duidelijk eindresultaat: het systeem staat live en medewerkers zijn getraind.